ביום שלישי אחר הצהריים התקיימה בבית קונגרס יהודי בוכרה פגישה חשובה ומרכזית לחברי ועדת ההיגוי של איגוד רבני הקהילות שהוקם במסגרת הקונגרס. האירוע נערך בנוכחות מנכ"ל הקונגרס הרב יהודה בלוי וסמנכ"ל הקונגרס ר' יוסי ניאזוב, לצד רבנים בכירים בקהילה הבוכרית, ביניהם הרבנים הראשיים של הקהילה הרב בן ציון רבין רבה הראשי של העדה הבוכרית בארץ ובעולם, הרב זבדיה כהן ראב"ד ת"א ואב"ד העדה הבוכרית, והרב שלמה רבין אב"ד העדה הבוכרית בארה"ב ובקנדה. כמו כן השתתפו הרבנים החשובים: הרב אלעזר חיימוב, הרב יוסף חיימוב, הרב לוי חיימוב, הרב רפאל יעקובוב, הרב בוריס יצחקוב, הרב בנימין אמינוב, הרב יעקב מרזייב, הרב אהרון מושיוב, הרב יוסף יצחק יצחקוב והרב אליהו קייקוב. כל האירוע נערך בסיועו של מזכ"ל איגוד הרבנים, הרב יצחק שמלוב.
המפגש התקיים כשבוע בלבד לאחר פתיחת ההרשמה לחלוקת המלגות במעמד "כתר תורה" שעתיד להתקיים בעוד כחודשיים. השנה בלטה במיוחד ההקפדה על התנהלות ממוחשבת מלאה, שתסדיר את ההרשמה והזכאות באופן מדויק וללא טעויות. לראשונה, הזכאות הורחבה לכלול גם את משתתפי כולל תפארת ר' לוי יצחק, רבני הקהילות, בתי הכנסת הבוכריים וגבאי בתי הכנסת, מה שמדגיש את האחדות ההולכת ומתחזקת בעולם התורה הבוכרי.
במהלך הפגישה שוחחו מנכ"ל וסמנכ"ל הקונגרס עם המשתתפים על היעדים לקראת המעמד, בהתאם לחזונו של נשיא הקונגרס מר לב לבייב. הם דנו בדרכי ההתנהלות מול חלון הזמן הייעודי, והסבירו כיצד ניתן למנף את האירוע הגדול לקידום לימוד התורה והקהילה.
הרב יהודה בלוי ציין במהלך השיחה: "זה באמת יום שמח וחגיגי שאנחנו מתקדמים לעוד שנה נוספת של מעמד כתר תורה. נכון לעכשיו נרשמו למעלה מ-1,500 משתתפים, נתון שמראה את ההיקף המרשים של ההיענות בקהילה".
נשיא הקונגרס מר לב לבייב, שמיועד להשתתף באירוע, הודיע על מתן מלגות מיוחדות למשתתפי כולל תפארת ר' לוי יצחק בני העדה הבוכרית, וכן לכלל הלומדים תורה באופן יומיומי, תוך הדגשת חשיבות לימוד התורה גם בגילאים מבוגרים. "אם בן אדם בגיל שישים, שבעים או שמונים מחליט ללמוד תורה, אנחנו מכבדים את הבחירה ומעניקים לה ביטוי ומלגה", אמר מנכ"ל הקונגרס ברוח חזון הדברים.
סמנכ"ל הקונגרס ר' יוסי ניאזוב ציין כי במעמד השנה יינתנו שלושה סוגי זכאויות: אברכים ובני תורה, רבני הקהילות המכהנים בבתי הכנסת המוכרים בקהילות, גבאי בתי הכנסת ומשתתפי כולל תפארת ר' לוי יצחק. הרב יהודה בלוי הוסיף כי במידה והכנס יצריך יותר מקום, ייכנס לשימוש גם האולם התחתון בבנייני האומה, וציין כי השנה מצפים לכנס אדיר במיוחד.
בנוסף, השנה הושק מנגנון ממוחשב חדש לאימות הרשמות והצהרות המשתתפים. הרב בלוי הציג דוגמאות לאישורים שהועלו למערכת, שמסוגלת לזהות מסמכים מזויפים או שאינם תקינים באופן אוטומטי ולהתריע עליהם. "במערכת שלנו, כל מסמך שאינו תקין מזוהה מיד, ואנו יכולים ליצור קשר עם המשתמש ולברר את העניין", הסביר.
האירוע, שהדגיש את האחדות החזקה בעולם התורה הבוכרי, הראה עד כמה הקהילה מחוייבת להמשיך את מסורת לימוד התורה, לדאוג לאברכים ולחזק את הקשר בין הקהילות בארץ ובחו"ל. מעבר לכך, הוא מדגים את השילוב בין מסורת למודרניות, כאשר ההרשמה ממוחשבת ומסודרת, אך הערכים הרוחניים והחינוכיים נשמרים במלואם.
בסיום הפגישה, כל המשתתפים סיכמו כי מדובר ביום משמעותי ביותר, שמציב את התשתית להצלחת מעמד כתר תורה הקרוב, ומבטיח כי עולם התורה הבוכרי ימשיך לשגשג ולהיות דוגמה לאחדות, מסירות ולימוד תורה בכל הדורות.
השנה, ולאור הבקשות הרבות של מקבלי המלגה, הוחלט לערוך את הכנס מוקדם מהרגיל ולא בחול המועד עצמו. ההחלטה נובעת מהצורך להתחשב בכך שישנם רק ימים בודדים בחול המועד שבהם האברכים ובני התורה נמצאים עם משפחותיהם, והעברת האירוע למועד זה יוצרת סיטואציה נוחה יותר ומשחררת אותם מהעומס. האירוע הוקדם לשבועיים לפני חג הפסח. בנוסף, בבית הקונגרס נערכים השנה לוועדות חריגים שיבחנו מקרוב את כל ההרשמות והזכאות, לצד תהליך הרשמה מלא ומוקפד, במטרה לוודא שכל הזכאים יקבלו את מלגותיהם ללא תקלות וביעילות מרבית.
במהלך האירוע הדגישו הרבנים את החשיבות הרבה של לימוד התורה וההשתתפות במעמד "כתר תורה" כמעשה של קדושה והמשכיות דורות. הרבנים הראשיים יחד עם שאר חברי ועדת ההיגוי בירכו את כל המשתתפים והמסייעים בעניין, תוך שהם מייחסים למלגות ולתמיכה של הקונגרס ערך רוחני עמוק. הרבנים הדגישו כי המלגה אינה רק סיוע חומרי, אלא גם הכרה במאמצי הלימוד וההקדשה האישית של כל אברך, והביעו את תקוותם כי המשתתפים ימשיכו להוות דוגמה רוחנית וקהילתית. ברכותיהם והבעת תמיכתם מעצימות את תחושת השייכות והכבוד בקרב כל האברכים ובני התורה.
